Premier pas dans une Biotech | Medtech, première fonction en Recherche Clinique, promotion en tant que Manager, autant d'intégrations qui ne sont pas toujours pilotées. Décryptage et conseils pleins de bon sens.
Checklist d'une intégration réussie
Une prise de fonction est un défi pour tout le monde. Pour le nouveau salarié, d'autant plus si c'est son premier poste. Pour une Biotech | Medtech si c'est son premier recrutement, ou si l'entreprise elle aussi débute son activité, ou si elle entre en Recherche Clinique par exemple. La combinaison des deux potentialise le défi et concerne tous les interlocuteurs.
Pour réussir son intégration, on peut se voir remettre un plan d'intégration - ou pas. De toute façon, il est fortement recommandé de s'assurer que les éléments suivants sont bien listés.
Chaque domaine d'intégration comprend le nom du département, de l'activité, le nom du Manager du département, le nom du référent auprès duquel poser ses questions et ses coordonnées.
Les éléments suivants sont indispensables pour s'intégrer dans une entreprise :
- Le nom, la localisation et les coordonnées du dirigeant
- L'organigramme de l'entreprise (même pour 6 personnes)
- Le nom, la fonction, les coordonnées du Manager de la ressource (à défaut, le dirigeant).
- Le nom et les coordonnées de la personne responsable des ressources humaines, qu'elle soit ou non identifiée formellement comme Responsable des Ressources Humaines dans un organigramme.
- Le nom et les coordonnées (courriel + téléphone) de la personne responsable du matériel informatique (le prestataire si il est externe)
- Le lien vers le Système de Management Qualité (SMQ) et la liste des procédures qui le compose (attention : en l'absence d'un SMQ, il est fortement recommandé d'en discuter avec le Directeur Qualité et/ou le CEO).
- La liste des systèmes utilisés pour remplir la fonction, ainsi que les modalités pour demander l'accès aux systèmes (une formation peut parfois être nécessaire).
- Le règlement intérieur, les Bonnes Pratiques ou tout document lié aux règles à suivre dans l'entreprise.
- La liste des Procédures Opératoires Standards à lire et comment documenter la lecture.
- La liste des formations, notamment une formation en Recherche Clinique avec délivrance d'un certificat pour un premier poste. Une formation en Pharmacovigilance | Matériovigilance dès lors que l'entreprise dispose d'un médicament ou d'un dispositif médical sur le marché.
- Les modalités d'évacuation des bureaux et l'identité des responsables de file.
- La liste des collaborateurs internes et externes qui seront les plus proches. Dans l'idéal, un rendez-vous de 30 min est programmé pour accueillir le nouvel arrivant (sinon, il faut le programmer soi-même).
Rédiger sa Fiche de Fonction | Poste en Recherche Clinique
Deux situations peuvent se présenter : il existe un modèle de fiche de fonction à utiliser, ou bien il n'en existe pas. Si le modèle existe, se le procurer, ainsi qu'un exemple de fiche de poste existante pour faciliter la compréhension.
Si il n'existe pas de modèle de fiche de fonction, vous allez créer une trame, qui pourra d'ailleurs être utiliser par d'autres ressources. Voici un modèle que vous pouvez ajuster.
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