Sortie de crise│Préparer son Plan de Reversibilité

Comment conduire le changement et sortir de la crise COVID-19 : découvrez 5 clés de performance d'un plan de reversibilité.

Etablir un plan de réversibilité, c’est délivrer le message d’une préparation au retour à la normale. Ce qui revient à peu près à la situation d’un changement de fournisseur. En effet, la cellule de gestion de crise a pris le relais d’un certain nombre d'activités opérationnelles, qui seront rendues aux unités et à leur manager.

Définir une stratégie, les priorités et les ressources disponibles.          Evaluer les bénéfices et les risques pour chaque axe décisionnel.
» Définir une stratégie

Une réversibilité se pilote, avec un Chef de Projet qui dispose d'un backup, identifié pour préserver la réussite du plan en cas d'absence et sécuriser les délais. Idéalement, ce pilote est expérimenté dans la conduite d'une équipe transverse et particulièrement dans la gestion des transitions. Il dispose des compétences techniques et émotionnelles pour intervenir dans une situation sensible.

Les objectifs à atteindre et les délais d'exécution des phases de la réversibilité seront précisés, les indicateurs de suivi de la performance seront identifiés en amont, le recueil des données sera idéalement automatisé.

» Identifier les risques

Le principal levier de performance de la conduite du changement est l’identification des risques, seule technique proactive permettant d'avoir un métro d'avance plutôt qu'un train de retard. Là aussi, le Chef de Projet est expérimenté : il maîtrise le vocabulaire et les techniques, depuis l’identification, jusqu’à la réponse, en passant par l’évaluation et l’analyse des risques opérationnels.

Il sait également engager les équipes, motiver les participants et faire de cet exercice une collaboration constructive. Toutes les procédures de qualité demandent une promotion permanente, une capacité à réinventer la présentation des techniques et des objectifs, une flexibilité pour s'ajuster aux équipes opérationnelles.

La progression d'un plan de reversibilité dépend en grande partie de sa préparation et des choix stratégiques.

Chaque jalon a du sens et en donne aux équipes pour atteindre un objectif clairement défini et réalisable.

 

»   Planifier les jalons de progression

Il ne s'agit pas de travailler "au jour le jour" et de voir venir, il s'agit plutôt d'orchester une reprise pour permettre à l'entreprise de retrouver son modèle économique, ou en tout cas d'assurer sa pérennité.

Planifier une reprise, c'est un peu comme démarrer son activité, commercialiser un produit ou lancer une mise à jour de système. C'est la planification qui sera l'une des clés principales de la performance de la reprise: identifier les jalons pertinents, prévoir un délai de réalisation en accord avec les équipes et les contraintes opérationnelles.

Il ne s'agit pas simplement de sécuriser la performance, il s'agit d'engager les ressources dans cette étape qui peut encore être un effort. Aménager des groupes de travail pour faciliter la collaboration, coordonner l'effort collectif, c'est également l'expertise et la motivation du chef de projet qui fera la différence.

»   Informer et former les Managers

Dans un contexte incertain, implémenter un Plan nécessite une communication forte, qui n'aura qu'une occasion de faire bonne impression.

La motivation repose essentiellement sur la capacité à partager une vision, à justifier les décisions dans le sens de l'intérêt de l'entreprise et de ses salariés bien évidemment. La perte partielle d'activité, voir totale dans certains cas, aura eu évidemment des impacts sur les ressources, financiers notamment et - de fait - fortement émotionnels. Ne pas sous-estimer le besoin de s'exprimer sur cette phase, pour permettre de verbaliser ses émotions et se régénérer.

Mettre à disposition de ses équipes une cellule d'aide psychologique (voir l'article "Soutien Psychologique"), ou bien disposer d'un Chef de Projet qui sache utiliser son empathie dans ces phases de transition est certainement un facteur clé de succès. 

»   Instaurer la gouvernance et communiquer les résultats

Toute séquence d'activités disposant d'un plan implique la gouvernance dans sa responsabilité de contrôle des opérations. Déterminer les bons indicateurs, notamment les indicateurs de risque plus que les indicateurs de performance et fixer les seuils d'alerte est indispensable. Limiter ces indicateurs et en sécuriser la pertinence et la mise à jour évitera un reporting lourd, le plus souvent aussi inutile qu’inefficace pour prévenir les risques et piloter efficacement.

La priorité sera donnée à l'exercice des valeurs ajoutées de chacun et à la cohésion d'un groupe. Dans ces situations, le positionnement d'un Manager est capital, non pas à titre individuel dans la recherche d'un bénéfice personnel, voir d’une reconnaissance, mais dans le caractère essentiel de son métier, la prise en charge de son équipe et sa capacité à fédérer un collectif. L'absence de maturité d'un Manager peut sérieusement ralentir la reprise, la détection d'une communication toxique ne doit pas être négligée dans cette étape de transition.

 

Positiver et choisir ses combats, la reprise d'activité est une transition importante aux enjeux nombreux.

L'état d'esprit et la volonté sont les garants de la réussite, la vision du pilote peut conduire à la réussite, malheureusement comme à l'échec.